Conditions Générales d’Utilisation pour la Signature Électronique PeopleDoc
Préambule
PeopleDoc a développé une solution de dématérialisation sécurisée des relations RH et notamment de signature électronique de certains documents (« Services »).
Vous déclarez préalablement :
- Avoir pris connaissance des Conditions d’Utilisation pour la Signature Électronique PeopleDoc (« CGU ») ;
- Avoir obtenu toutes les informations et droit d’accès nécessaires préalablement à l’utilisation des Services de PeopleDoc ;
- Disposer de toutes les compétences et droits d’accès nécessaires pour accéder et utiliser les Services dans des conditions optimales ;
- Avoir été informé des enjeux et objectifs du présent document qui consiste en une convention de preuve au sens de la loi française.
1. Définitions
Les termes ci-dessous définis auront entre les parties la signification suivante :
- Vous
- désigne tout personne qui utilise les services proposés par PeopleDoc et qui a déjà été identifiée par un employeur (« l’employeur »), client de PeopleDoc ;
- Guichet de signature
- désigne l’espace dont l’accès vous est réservé au sein duquel celui-ci est invité à se connecter afin de signer électroniquement des documents ;
- Authentification SMS
- désigne le SMS contenant un code temporaire à usage unique envoyé sur votre terminal mobile de nature à permettre son authentification ;
- Tiers certificateur
- désigne le prestataire proposant des services de certification électronique afin de pouvoir signer électroniquement des documents numériques ;
- Fichier de preuve
- désigne un ensemble d’éléments permettant d’assurer qu’une action ou un échange électronique a bien eu lieu ;
- Contremarque de temps
- désigne la donnée qui lie une représentation d’une donnée à un temps particulier, exprimé en UTC, établissant ainsi la preuve que cette donnée existait à cet instant-là.
2. Portée et opposabilité
2.1. Les présentes CGU vous sont opposables par le fait de son acceptation en sous forme électronique. Tout usage des services proposés par PeopleDoc est entendu comme une réitération de consentement aux présentes.
2.2. Les CGU figurant en ligne prévaut sur toute version imprimée de date antérieure. PeopleDoc se réserve le droit d’apporter aux présentes CGU toutes les modifications qu’elle jugera nécessaires et utiles.
2.3. Les présentes CGU pourront évoluer en fonction : (i) du contexte juridique ; (ii) des développements techniques ; et / ou (iii) changement lié au tiers certificateur.
2.4 L’utilisation des Services postérieurement à une modification des CGU vaut acceptation de votre part.
3. Convention de preuve
Les présentes CGU constituent une convention de preuve au sens des dispositions de la loi française.
4. Durée – Entrée en vigueur
Les présentes CGU entrent en vigueur à compter de votre acceptation et s’appliquent pour toute la durée d’utilisation des Services.
5. Identification
5.1. Vous reconnaissez et acceptez que l’ensemble des informations fournies par l’employeur ou le futur employeur sont de nature à satisfaire à l’obligation concernant votre identification. L’employeur est un client de PeopleDoc et la relation contractuelle entre l’employeur et PeopleDoc est régie par un autre contrat.
5.2. Les informations nécessaires à votre identification sont communiquées par l’employeur qui saisit sous sa seule responsabilité les :
- Nom et prénoms ;
- Numéro de téléphone mobile (optionnel) ; et
- Adresse de courrier électronique
5.3. L’employeur veille à ce que les informations fournies soient conformes à la réalité et contrôle, le cas échéant, l’exactitude de ces informations sur la base de pièces justificatives que vous avez préalablement communiquées.
5.4. Vous reconnaissez que les informations fournies par l’employeur ne peuvent pas être contestées, sous réserve d’apporter la preuve contraire.
6. Authentification
6.1. L’authentification consiste à vérifier votre identité en tant qu’utilisateur qui est amené à utiliser les Services. Vous reconnaissez et acceptez que le suivi du lien reçu par courrier électronique et la saisie du code de vérification temporaire à usage unique reçu par Authentification SMS permet de vérifier votre authentification au sens de la loi française. La saisie du code de vérification temporaire à usage unique reçu par Authentification SMS permet d’attester de façon certaine que vous êtes bien en possession du téléphone mobile dont le numéro a été fourni par l’employeur.
6.2. PeopleDoc assure l'authentification des documents signés électroniquement conformément à la loi française si l’Authentification SMS est activé.
6.3. Si le numéro de téléphone mobile fourni par l’employeur n’est pas valide, vous ne recevrez pas le code de vérification temporaire et vous ne serez peut être pas en mesure de signer électroniquement les documents qui vous sont adressés par voie électronique, à moins qu’une action corrective ne soit mise en œuvre par l’Employeur lui-même.
6.4. Vous vous engagez à avertir l’Employeur dans les meilleurs délais en cas de perte de votre mobile ou en cas de changement de numéro de votre téléphone mobile.
7. Intégrité, Durabilité et Pérennité
7.1. L’intégrité constitue une caractéristique d'une information qui n'a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle. La durabilité s’entend comme la reproduction indélébile de l’original qui entraîne une modification irréversible du support. Les documents signés électroniquement par les parties sont conservés dans des conditions de nature à en garantir leur durabilité et pérennité.
7.2. Pour satisfaire à l’exigence d’intégrité, PeopleDoc conserve les documents signés électroniquement au sein de son système d’archivage électronique dans les conditions requises par les normes applicables.
7.3. Les informations relatives à la signature du document sont conservées au sein même du document signé électroniquement.
7.4. Vous reconnaissez et acceptez que la conservation des documents signés électroniquement permet de satisfaire à l’exigence d’intégrité, durabilité et pérennité.
8. Archivage
PeopleDoc archive électroniquement les documents signés au moyen de sa solution d’archivage, et ce, conformément aux obligations légales.
9. Horodatage
9.1. L’horodatage permet de certifier la date et l’heure de création, d’émission ou encore de réception d’informations de toute nature.
9.2. La signature électronique de documents a pour effet de générer un fichier de preuve par PeopleDoc ou par le tiers certificateur qui permet d’attester grâce à des contremarques de temps, de la date de l’heure de signature dudit contrat.
9.3. Le fichier de preuve généré par le tiers certificateur est conservé pour archivage par le tiers certificateur et récupéré dans certains cas par PeopleDoc.
9.4. Vous reconnaissez que le fichier de preuve généré par le tiers certificateur et archivé par le tiers certificateur et/ou récupéré dans certains cas par PeopleDoc permet d’attester de la date et de l’heure de signature des documents qu’elle que soit leur nature juridique.
10. Traçabilité
10.1. PeopleDoc conserve certaines de vos données de connexion et de navigation dans le Service.
10.2. Vous reconnaissez et acceptez que les données de connexion et les données de navigation conservées par PeopleDoc permettent d’établir la réalité des opérations réalisées au sein du Service et convenez que seules ces données ont force probante.
10.3. Les données de connexion et de navigation sont conservées par PeopleDoc, à défaut d’obligation légale spécifique, pour une durée de six mois.
10.4. Ces données pourront faire l’objet d’une communication par PeopleDoc, sur demande motivée par lettre recommandée avec avis de réception, en cas de contestation sur la seule base d’une décision judiciaire émanant des autorités compétentes.
11. Signature électronique
11.1. La signature électronique consiste en l’usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La signature électronique est assurée grâce à des certificats électroniques fournis et/ou hébergés par un tiers certificateur.
11.2. Votre signature électronique est réalisée par le tiers certificateur sur la base d’un certificat électronique généré par ce dernier lors de la signature. Votre signature électronique est intégrée au sein même du document signé électroniquement.
11.3. Vous reconnaissez et acceptez que les certificats utilisés pour signer les documents de toute nature via les services PeopleDoc correspondent à un degré de fiabilité suffisant pour identifier leur signataire.
11.4. Sous réserve de l'identification et de l'utilisation du Authentification SMS effectuées par l'Employeur, le Service se conforme aux obligations relatives à la signature électronique avancée du Règlement Européen n ° 910/2014 du 23 juillet, 2014 « eIDAS ».
12. Données personnelles - Confidentialité
12.1. Les données recueillies dans le cadre de la fourniture du Service font l’objet d’un traitement destiné à (i) offrir une solution de dématérialisation sécurisée des relations RH et (ii) offrir l’utilisation de la signature électronique pour certains documents.
12.2. Par l’acceptation des CGU, Vous donnez votre consentement en vue de la collecte, la transmission, le traitement et la conservation de données à caractère personnel vous concernant pour les besoins de la fourniture du Service. Vous pouvez avoir plus de détail sur les pratiques de protection des données et confidentialité de PeopleDoc dans la politique de confidentialité des Services PeopleDoc sur : https://www.people-doc.fr/legal/services-data-privacy-policy.
12.3. De manière générale, Vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification, et de suppression aux données qui vous concernent. Vous pouvez, pour des motifs légitimes, vous opposer au traitement de ces données. Vous pouvez également établir des directives particulières définissant la manière dont vous entendez que soient exercés, après votre décès, les droits dont vous disposez.
12.4. Pour exercer vos droits et obtenir communication des informations vous concernant, Vous pouvez écrire directement à [email protected] ou à la société PEOPLEDOC SAS, 53 rue d’Hauteville, 75010 Paris ou toute autre adresse postale qui pourrait lui être substituée pendant la durée d’applicabilité des CGU.
12.5. En tout état de cause, Vous devez fournir une preuve d'identité en cours de validité telle qu’une copie d'une pièce d'identité, un passeport ou un permis de conduire. PeopleDoc a besoin de ces informations pour confirmer que la communication s’effectue auprès de Vous et Vous seul.
12.6. PeopleDoc s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des Documents et notamment d’empêcher qu’ils ne soient déformés, endommagés ou communiqués à des personnes non autorisées. PeopleDoc fait régulièrement l’objet d’audits et bénéficie de certifications (notamment ISO 27001) qui garantissent que la conception et le fonctionnement des Services respectent les mesures de protection les plus strictes.
12.7. PeopleDoc fera ses meilleurs efforts afin (i) de faire en sorte de respecter les obligations suivantes et (ii) de les faire respecter par son personnel :
- Ne prendre aucune copie des données personnelles, à l’exception de celles nécessaires à l’exécution des CGU ;
- Ne pas utiliser les données personnelles à des fins autres que celles spécifiées aux présentes CGU ;
- Ne pas divulguer les données personnelles à d’autres personnes, qu’il s’agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales ;
- Prendre toutes mesures utiles afin d’éviter toute utilisation détournée ou frauduleuse des données personnelles pendant la durée d’applicabilité des CGU ;
- Prendre toutes mesures utiles de sécurité, notamment matérielle, afin d’assurer la conservation et l’intégrité des données personnelles pendant la durée d’applicabilité des CGU.
12.8. PeopleDoc s’engage à vous communiquer la survenance de toute faille de sécurité ayant des conséquences directes sur le traitement des données à caractère personnel. Cette communication devra être effectuée dans les meilleurs délais après la découverte de ladite faille de sécurité.
13. Traqueurs
13.1. Lorsque vous naviguez dans les Services, des informations sont susceptibles d'être enregistrées ou lues dans votre terminal par l’intermédiaire des cookies selon les choix effectués dans votre navigateur.
13.2. Nous utilisons des services d'analyse Web qui utilisent des « cookies », des fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur et permettent d'analyser l'utilisation d'un site. Les informations relatives à votre utilisation de ce site (y compris votre adresse IP) générées par les cookies sont transférées vers un serveur et enregistrées sur ce dernier.
13.3. Ces services utilisent ces informations pour évaluer votre utilisation des Services afin d’établir des rapports sur les activités du site pour PeopleDoc. Ces services peuvent également transférer ces informations à des tiers, dans la mesure où cela est légalement spécifié ou dans la mesure où des tiers traitent ces données pour leur compte. Ces services ne connectent en aucun cas votre adresse IP à d'autres données enregistrées par eux.
13.4. Avec l’acceptation des présentes CGU vous déclarez que vous consentez au traitement des Données collectées à votre sujet par ces services de la manière décrite ci-dessus, et aux fins décrites ci-dessus. Vous pouvez vous opposer de la manière décrite ci-dessous :
13.5. PeopleDoc s’engage en conséquence à obtenir, dans le respect des dispositions légales, votre consentement préalable pour la mise en place de tout traceur nécessitant votre information et accord préalables.
14. Sous-traitance
14.1. Vous reconnaissez et acceptez que PeopleDoc est sous-traitant de données personnelles et est autorisée à sous-traiter tout ou partie des prestations objet des présentes CGU selon les conditions et procédures décrites à cette adresse : https://www.people-doc.fr/legal/sous-traitants
14.2. Dans cette hypothèse, PeopleDoc reste tenue de l’exécution par le sous-traitant de la totalité des engagements décrits aux présentes CGU.
15. Prescription
Toutes les actions judiciaires entre les parties sont prescrites, sauf dispositions contraires d’ordre public, si elles ne sont pas introduites dans un délai de deux ans à compter de la première réclamation notifiée par lettre recommandée avec avis de réception.
16. Loi applicable
Les présentes CGU sont régis par la loi française. Il en est ainsi pour les règles de fond et les règles de forme, et ce, indépendamment des lieux d’exécution des obligations substantielles ou accessoires.